重要なことに時間を使おう

こんにちは!
BBトレーナーの渕脇です。

時間管理のマトリックス

昨日の記事「時間の使い方を考えよう」で、時間について記事を書いたら、もうずいぶん前に読んだ、名著「七つの習慣」に書かれていた、時間管理のマトリックスを思い出しました。

これは、時間の過ごし方を、重要度と緊急度の二軸を考え、四つの領域に分類する考え方です。
当時、これを読んだときには、なるほど~と深く納得したのですが、いつの間にやら忘れてしまっていて、どうも、うまく時間を管理できていないような気がします。

それで、もう一度、思い出すために、ここで記事にしてみたいと思います。

以下に、時間管理のマトリックスを示します。

緊急 緊急ではない

第一領域
●締め切りのある仕事
●クレーム処理
●切羽詰まった問題
●病気や事故
●危険や災害
第二領域
●人間関係づくり
●健康維持
●準備や計画
●リーダーシップ
●真のリクリエーション
●勉強や自己啓発
●品質の改善
●エンパワーメント





第三領域
●突然の来訪
●多くの電話
●多くの会議や報告書
●無意味な冠婚葬祭
●無意味な接待や付き合い
●雑事
第四領域
●暇つぶし
●単なる遊び
●だらだら電話
●待ち時間
●多くのテレビ
●その他の意味のない活動

第一領域に追われるとメンタル疾患になる

私たちは、第一領域の重要であり緊急を要する事態になった場合には、どうしてもそれを優先しなければいけません。
これには異論はないはずです。

しかし、いつもいつも、こんなことが起こっていたのでは、他に何もできなくなってしまいますし、そもそも、それは充実した時間の過ごし方と言えるでしょうか。
さらには、いつもバタバタと過ごさなければいけなくなりますので、ストレスがたまり、精神を病んでしまうかもしれません。

うつ病をはじめ、メンタルをやられてしまう人は、第一領域に振り回されている人といえるかもしれません。

人生を豊かにする第二領域

そういう事態を防ぐためには、普段から意識的に、重要であり緊急でない第二領域に集中することがよいと、七つの習慣では書いています。

これによって、仕事は計画的に進み、締め切りに追われることがなくなります。
仕事の質が上がるので、クレームが少なくなります。
健康になるので、病気にかかるリスクが下がります。
自己啓発や人間関係づくりが出来るので、自分を成長させることが出来るようになります。

このように、第二領域を意識することで、時間を上手に使えるようになります。

重要ではない第三、第四領域は、そもそも重要ではないので、ここに時間を使う必要はないでしょう。

何が重要かをはっきりさせる

ただ、難しいのは、重要か重要ではないのか、その境目は今一つはっきりしないことではないでしょうか。
そこをよく考えることが求められるのです。

今取り組んでいることが、本当に重要なことなのか。
そこを常に、意識しておくことが大切なのだと思います。

何を重要とするかは、自分の価値観であり、正解はありません。
自分が大切にしたいと思っているものは何か。
それは、自分の中にしか、答えはないのです。

一般的には、タダの暇つぶしだと思われていることが、その人にとっては重要なことかもしれません。
それは、他人からとやかく言われることではないのです。

何が重要かは、自分で決めればよいのです。

第二領域を意識してみよう

いずれにしても、人生は有限であることには変わりありません。
その時間をどのように使うか、というのは、やはり考えなければいけない問題だなあと、改めて思います。

さて、あなたは第二領域を意識したことがあるでしょうか。
そこを意識して、時間の使い方を振り返ってみるとよいかもしれませんね。